Der Präsident des EPA bestimmt die Bedingungen der Einsichtnahme einschließlich der Fälle, in denen eine Verwaltungsgebühr zu entrichten ist (siehe Beschlüsse des Präsidenten des EPA vom 6. Juni 2003, ABl. 7/2003, 370 und 371).

Akten, die in elektronischer Form vorliegen, können über die EPA-Website (www.european-patent-office.org) unter "epoline^®" kostenlos online eingesehen werden (siehe auch die Mitteilung des EPA vom 6. Juni 2003, ABl. 7/2003, 373).

Auf Antrag sind auch andere Formen der Akteneinsicht, z. B. durch Papierkopien, möglich. Der Antrag ist formlos schriftlich bei einer der Annahmestellen des EPA einzureichen. Das EPA stellt ein Formblatt über seine Website im Internet zur Verfügung. Der Antrag sollte eine Information über die Zahlung der Gebühr enthalten. Per Telefax (siehe IX, 2.5) oder über das Internet gestellte Anträge werden ohne Bestätigung bearbeitet.

Ist eine Gebühr zu entrichten, so wird sie mit dem Eingang des Antrags fällig. Die Zahlungsweise und der maßgebende Zahlungstag sind in der Gebührenordnung geregelt (siehe XI). Eine Verwaltungsgebühr, die entrichtet worden ist, wird nicht zurückgezahlt.