Nach Einreichung der europäischen Patentanmeldung können Unterlagen im Sinne von Regel 36 direkt, per Post oder - mit Ausnahme von Vollmachten und Prioritätsbelegen - per Telefax bei den Annahmestellen des EPA eingereicht werden (siehe II, 1.1). Die Einreichung solcher Unterlagen auf Diskette, durch Teletex, per E-Mail, telegrafisch, fernschriftlich oder durch ähnliche Verfahren (siehe auch Mitteilung vom 12. September 2000 zur Korrespondenz mit dem Amt via E-Mail, ABl. 10/2000, 458) ist nicht möglich. Werden Unterlagen zu europäischen Patentanmeldungen per Telefax eingereicht, so ist auf Aufforderung des im Verfahren zuständigen Organs des EPA innerhalb einer nicht verlängerbaren Frist von einem Monat ein Schriftstück (Bestätigungsschreiben) nachzureichen, das den Inhalt der auf diese Weise übermittelten Unterlagen wiedergibt und der Ausführungsordnung zum EPÜ entspricht. Kommt der Anmelder dieser Aufforderung nicht rechtzeitig nach, so gilt das Telefax als nicht eingegangen (vgl. Beschluss des Präsidenten des EPA, ABl. 1/2005, 41).

Das EPA verlangt regelmäßig ein Bestätigungsschreiben, wenn die Qualität der übermittelten Unterlagen mangelhaft ist (vgl. Mitteilung des EPA, ABl. 1/2005, 44).

Macht ein Beteiligter bei einem Telefax von der durch Art. 14 (4) eröffneten Möglichkeit Gebrauch, so ist das nachzureichende Schriftstück in der Sprache des Telefax einzureichen. Damit gilt das Schriftstück als am Tag des Eingangs des Telefax eingegangen. Die Frist der Regel 6 (2) zur Einreichung der in Art. 14 (4) vorgeschriebenen Übersetzung des Schriftstücks beginnt mit dem Tag, der auf den Tag des Eingangs des Telefax folgt. Bei Versäumung der Fristen von Regel 36 (5) und 6 (2) ist der Antrag auf Wiedereinsetzung zulässig.

Zur Nachreichung von Unterlagen in elektronischer Form - online oder auf elektronischen Datenträgern - siehe auch II, 1.3, 2. Absatz.