Verwendet ein Beteiligter Namensstempel, so ist sowohl im Falle natürlicher als auch im Falle juristischer Personen außerdem eine persönliche Unterschrift erforderlich. Initialen oder sonstige Abkürzungen werden nicht als Unterschrift akzeptiert. Ist der Beteiligte eine juristische Person, so kann das Schriftstück im Allgemeinen von jeder Person unterschrieben werden, die angibt, dass sie für diese juristische Person unterschreibt. Die Befugnis einer Person, für eine juristische Person zu unterschreiben, wird vom EPA nur dann nachgeprüft, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass die unterzeichnende Person nicht dazu befugt ist; in diesem Fall ist ein Nachweis für die Unterschriftsberechtigung zu verlangen.

Bei Einreichung eines Dokuments per Telefax wird die bildliche Wiedergabe der Unterschrift der einreichenden Person auf dem Telefax als ausreichend erachtet. Aus der Unterzeichnung muss der Name und die Stellung dieser Person eindeutig hervorgehen (vgl. Mitteilung des EPA, ABl. 1/2005, 44).