Lorsque le nom d'une partie, qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale, est apposé à l'aide d'un tampon, il doit être accompagné d'une signature écrite de la main de l'intéressé. Des initiales ou autres abréviations ne sont pas considérées comme des signatures valables. Lorsque l'intéressé est une personne morale, un document peut, en règle générale, être signé par toute personne qui se présente comme étant habilitée à le signer pour le compte de celle-ci. L'OEB ne vérifie pas si le signataire est bien habilité, sauf lorsqu'il existe une raison de penser qu'il ne l'est pas et, dans ce cas, il doit être invité à fournir la preuve de son habilitation.

En cas de dépôt d'un document par télécopie, la reproduction, sur la télécopie, de la signature de la personne qui dépose le document sera jugée suffisante. Le nom et la qualité de cette personne doivent pouvoir être déterminés sans ambiguïté d'après la signature (cf. Communiqué de l'OEB, JO 1/2005, 44).