Die nach Einreichung der europäischen Patentanmeldung eingereichten Schriftstücke sind von der zuständigen Person zu unterzeichnen, soweit es sich nicht um Anlagen handelt. Im europäischen Patenterteilungsverfahren kann nur der Anmelder oder sein Vertreter nach den Grundsätzen des Art. 133 handeln. Schriftstücke, die nach Einreichung der europäischen Patentanmeldung eingereicht werden, können deshalb nur von diesen Personen wirksam unterzeichnet werden.

Dokumente wie z. B. der Prioritätsbeleg oder dessen Übersetzung müssen mit einem gesonderten Begleitschreiben oder zumindest mit einem Vermerk auf dem Dokument selbst, dass es an das EPA gerichtet ist, jeweils mit der ordnungsgemäßen Unterschrift einer zum Handeln vor dem EPA berechtigten Person eingereicht werden. Dies gilt beispielsweise auch für die Vorlage der Erfindernennung, wenn diese von einem Anmelder unterzeichnet worden ist, der weder Wohnsitz noch Sitz in einem Vertragsstaat des EPÜ hat. Wegen der Vollmacht siehe IX, 1.5. Die Unterschrift des Berechtigten als Bestätigung der Vornahme einer schriftlichen Verfahrenshandlung dient der Klärung der Verfahrenslage. Sie ermöglicht eine Feststellung, ob die Verfahrenshandlung wirksam vorgenommen ist und verhindert auch die Umgehung der Vorschriften über die notwendige Vertretung. Als gesondertes Begleitschreiben kann auch das Formblatt 1038 (Begleitschreiben für nachgereichte Unterlagen) verwendet werden. Für jede Akte muss ein gesondertes Formblatt verwendet werden (siehe Mitteilung des EPA, ABl. 1-2/1991, 64). Im Falle der elektronischen Einreichung können mehrere Dokumente zu einer Akte einem einzigen Formblatt 1038E beigefügt werden.

Ist ein Schriftstück, das kein Dokument im Sinn von IX, 3.2 darstellt, nicht unterzeichnet, so fordert das EPA den Beteiligten auf, das Schriftstück innerhalb einer vorgeschriebenen Frist zu unterzeichnen. Dies gilt auch dann, wenn das betreffende Schriftstück die Unterschrift einer nicht berechtigten Person (beispielsweise der Sekretärin eines bevollmächtigten Vertreters) trägt. In diesem Fall wird zwecks Wahrung der laufenden Fristen der Mangel der Unterschrift dem Fehlen der Unterschrift einer berechtigten Person gleichgesetzt. Wird das Schriftstück rechtzeitig unterzeichnet, so behält es den ursprünglichen Tag des Eingangs; andernfalls gilt das Schriftstück als nicht eingegangen. Ebenso müssen elektronisch eingereichte Dokumente von einer berechtigten Person unterzeichnet werden, auch wenn sie mit Hilfe einer Smartcard übermittelt werden können, die auf eine andere Person ausgestellt ist. Siehe auch nachstehend 3.2.