A l'exception des pièces annexes, tous les documents déposés postérieurement à la demande de brevet européen doivent être signés par la personne compétente. En vertu des principes énoncés à l'art. 133, seul le demandeur ou son mandataire peut agir au cours de la procédure de délivrance du brevet européen. Les documents produits après le dépôt de la demande de brevet européen ne peuvent donc être dûment signés que par ces personnes.

Il y a lieu de joindre aux documents produits, tels que le document de priorité ou sa traduction, une lettre d'accompagnement signalant que ces documents sont adressés à l'OEB, ou tout au moins d'en faire mention par écrit à même ces documents ; cette lettre ou cette mention doit être dûment signée par une personne autorisée à agir devant l'OEB. Ceci vaut également, par exemple, pour le dépôt de la désignation de l'inventeur, lorsque celle-ci porte la signature d'un demandeur qui n'a ni domicile ni siège sur le territoire de l'un des Etats parties à la CBE (en ce qui concerne le pouvoir, cf. point IX, 1.5). La signature de la personne habilitée, qui confirme l'existence de l'acte de procédure écrit, sert à clarifier l'état de la procédure. Elle permet de vérifier si l'acte de procédure a été valablement effectué, et elle empêche que soient tournées les dispositions concernant la représentation obligatoire. Le formulaire 1038 (lettre d'accompagnement de pièces produites postérieurement au dépôt) peut également être utilisé comme lettre d'accompagnement . Un formulaire séparé doit être fourni pour chaque dossier (voir Communiqué de l'OEB, JO 1-2/1991, 64). En cas de dépôt électronique, plusieurs pièces d'un dossier peuvent être jointes à un seul formulaire 1038E.

Si un document non visé au point IX, 3.2 n'est pas signé, l'OEB doit inviter l'intéressé à signer ce document dans un délai déterminé. Il en va de même lorsque le document concerné porte la signature d'une personne non habilitée (par ex. la signature de la secrétaire d'un représentant disposant d'un pouvoir). Dans ce cas, l'irrégularité de la signature est assimilée à un défaut de signature par une personne habilitée, afin que l'intéressé puisse bénéficier du délai. Si le document est signé dans les délais, il garde le bénéfice de sa date de réception. Dans le cas contraire, le document est réputé n'avoir pas été reçu. De même, les pièces déposées électroniquement doivent être signées par une personne habilitée, même si leur transmission peut se faire à l'aide d'une carte à puce intelligente délivrée à une autre personne. Voir également ci-dessous 3.2.