Les dossiers de la recherche manuelle consistent en copies sur papier simplement placées dans des chemises qui sont rangées dans des armoires à casiers ; ces armoires se trouvent dans des locaux de stockage à proximité des bureaux des examinateurs où les chemises sont transférées pour les besoins de la recherche ou dans les bureaux mêmes des examinateurs.

Afin de réduire le volume des dossiers de la recherche manuelle et des travaux de classement, lorsqu'une demande est republiée en tant que telle ou en tant que brevet délivré, seul l'un de ces documents est incorporé en règle générale dans les dossiers de la recherche manuelle.