Die Dokumentation für die manuelle Recherche besteht aus Papierkopien, die lose in Mappen liegen, die ihrerseits in in Fächer unterteilten Schränken aufbewahrt werden; diese Schränke befinden sich in Lagerräumen in der Nähe der Räume der Prüfer, in welche die Mappen gebracht werden, wenn sie für Recherchenzwecke benötigt werden, oder direkt in den Räumen der Prüfer.

Um den Umfang der Dokumentation für die manuelle Recherche und der Klassifikationsarbeit zu verringern, wird jedes Mal, wenn eine Anmeldung als solche oder als erteiltes Patent neu veröffentlicht wird, normalerweise nur eines dieser Dokumente in die Dokumentation für die manuelle Recherche aufgenommen.