Article 116 - JO 1997, 572

Note d'information concernant les entretiens et les procédures orales à organiser sous forme de visioconférence

- JO 1997, 572 -

Un nouveau moyen de communication entre l'OEB et les utilisateurs du système de brevets européen sera disponible à compter du 1er janvier 1998: les demandeurs et leurs mandataires pourront demander qu'un entretien ou qu'une procédure orale devant une division d'examen soient organisés sous forme de visioconférence. La décision d'étendre éventuellement ce nouveau service à d'autres procédures, telles que les procédures d'opposition et les procédures devant l'OEB agissant en qualité d'administration chargée de l'examen préliminaire au titre du Traité de coopération en matière de brevets, sera prise à une date ultérieure lorsqu'une expérience suffisante aura été acquise dans le cadre de la procédure de délivrance de brevets européens.

1. Modalités de demande d'une visioconférence

Toute demande d'entretien ou de procédure orale à organiser sous forme de visioconférence doit être déposée auprès de l'OEB selon les modalités en vigueur pour toute autre requête concernant une demande de brevet européen en instance. En particulier, le numéro de la demande concernée doit être indiqué. Si une procédure orale doit être organisée sous forme de visioconférence, le demandeur sera prié de renoncer par avance à son droit à la tenue d'une procédure orale sous forme traditionnelle dans les locaux de l'OEB après la visioconférence. Dans ce cas, il est par conséquent recommandé d'inclure dans la demande la déclaration suivante:

"Le demandeur renonce par avance et de manière irrévocable à son droit à la tenue d'une procédure orale sous forme traditionnelle dans les locaux de l'OEB pour le même objet après la visioconférence demandée."

2. Examen de la demande de visioconférence par l'OEB

La demande sera transmise pour décision au premier examinateur responsable du dossier correspondant. En cas de demande de procédure orale sous forme de visioconférence, la compétence en matière de décision relève de la division d'examen. Le premier examinateur ou la division d'examen, selon le cas, sont investis d'un pouvoir discrétionnaire et décideront au cas par cas de l'opportunité d'une visioconférence. S'il ne peut être fait droit à la demande, le requérant sera informé par une notification des motifs du refus. Les décisions rendues ne seront pas susceptibles de recours.

S'il est fait droit à la demande, le requérant sera contacté afin de fixer la date et l'heure de la visioconférence, qui devra se tenir un jour ouvrable et lors des heures de travail de l'Office. Cette décision sera confirmée par une notification écrite ou par télécopie avec mention de toutes les informations supplémentaires nécessaires. Parallèlement, la procédure interne de réservation du studio de visioconférence sera suivie.

3. Equipement nécessaire

Les studios de visioconférence de l'OEB font appel à la technologie RNIS (H.261/H.320 compatible UIT, liaison par canaux ou H. 244 codage vidéo CIF H. 261, codage audio G.722, débit de transmission maximum de 384 Kbit/s avec utilisation de 6 canaux). Chaque studio dispose d'un télécopieur et d'une caméra pour documents équipée d'une fonction de zoom. Les visioconférences doivent se dérouler à un débit de transmission minimum de 256 Kbits/s. Le demandeur ou son mandataire doivent s'assurer que leur équipement de visioconférence répond au débit de transmission minimum. L'utilisation d'un équipement de visioconférence branché à des PC d'un débit de transmission maximum de 128 Kbits/s n'est pas possible pour les procédures devant l'OEB.

4. Liaison téléphonique avec les studios de visioconférence de l'OEB

Les studios de visioconférence de l'OEB à Munich, La Haye et Berlin pourront être utilisés lors des procédures de délivrance de brevets européens. Le numéro d'appel de visioconférence sera communiqué au déposant dans la notification autorisant la visioconférence.

5. Coûts

L'OEB n'exige le paiement d'aucune taxe particulière pour un entretien ou une procédure orale à organiser sous forme de visioconférence. Le requérant devra prendre à sa charge les coûts de transmission et sera invité par l'OEB à composer le numéro du système de visioconférence de l'Office indiqué à la date et à l'heure convenues.

Des informations supplémentaires peuvent être obtenues auprès de M. Prussen, service de l'administration des bâtiments (Tél.: (+49-89) 23 99-4420).