Si une demande est déposée auprès d'une autorité nationale compétente, celle-ci doit informer sans délai l'OEB de la réception des pièces de la demande et indiquer la nature de ces pièces, le jour de leur réception, le numéro donné à la demande et, le cas échéant, la date de priorité. Il est recommandé que l'autorité nationale compétente indique également le numéro de référence du demandeur ou de son mandataire, si ce numéro a été mentionné.

Lorsque l'OEB a reçu une demande par l'intermédiaire du service central de la propriété industrielle d'un Etat contractant, il le notifie au demandeur en lui indiquant la date à laquelle il a reçu la demande (voir JO 7/1990, 306). Dès lors que cette notification a été reçue, tous les autres documents relatifs à la demande doivent être adressés directement à l'OEB.

Lorsqu'une demande ne parvient pas à l'OEB par l'intermédiaire du service central de la propriété industrielle de l'Etat contractant, avant l'expiration d'un délai de quatorze mois à compter du dépôt ou, si une priorité a été revendiquée, à compter de la date de priorité, et qu'elle est donc réputée retirée (cf. II, 1.6), le demandeur doit en être informé ; toutes les taxes versées doivent être remboursées.