Über die mündliche Verhandlung wird eine Niederschrift aufgenommen.

Der Leiter der Verhandlung hat dafür zu sorgen, dass während der gesamten Verhandlung ein Bediensteter zur Führung der Niederschrift zur Verfügung steht. Gegebenenfalls können während einer mündlichen Verhandlung nacheinander verschiedene Bedienstete mit der Führung der Niederschrift beauftragt werden. In diesem Fall sollte aus der Niederschrift hervorgehen, welche Teile der Niederschrift von welchem Bediensteten aufgenommen wurden. Dieser Bediensteten sind in der Regel Mitglieder des zuständigen Organs, z. B. der Prüfungs- bzw. Einspruchsabteilung. Die Niederschrift wird während der mündlichen Verhandlung von dem Mitglied, das mit der Niederschrift betraut ist, entweder handschriftlich aufgenommen oder auf ein Diktiergerät diktiert. Soweit die Niederschrift oder ein Teil davon diktiert oder vorgelesen wird, sind etwaige Einwände hiergegen sofort zu erheben und in die Niederschrift aufzunehmen. Nach der mündlichen Verhandlung wird das Diktat bzw. die handschriftliche Niederschrift in Maschinenschrift übertragen.

Die Niederschrift wird entweder von dem Bediensteten, der sie aufnimmt, und dem Bediensteten, der die mündliche Verhandlung oder Beweisaufnahme leitet, durch deren Unterschrift oder durch andere geeignete Mittel als authentisch bestätigt. Die Beteiligten erhalten eine Abschrift der Niederschrift. Sie ist ihnen alsbald nach der mündlichen Verhandlung zuzustellen.

Sofern die Beteiligten hiervon unterrichtet worden sind, kann die mündliche Verhandlung auf Tonträger aufgezeichnet werden. Allerdings dürfen nur Amtsangehörige Tonaufzeichnungsgeräte in den Sitzungssaal mitnehmen (siehe Mitteilung der Vizepräsidenten Generaldirektionen 2 und 3 vom 25. Februar 1986 über Tonaufzeichnungen während mündlicher Verhandlungen im EPA, ABl. 2/1986, 63). Der Tonträger ist bis zum Ablauf jedes in Betracht kommenden Verfahrens aufzubewahren. Den Beteiligten werden keine Kopien des Tonträgers ausgehändigt.

Die Niederschrift hat zunächst das Datum der Verhandlung, die Namen der anwesenden Mitglieder des Organs, z. B. der Einspruchsabteilung, sowie den Namen bzw. die Namen des bzw. der die Niederschrift aufnehmenden Bediensteten zu enthalten. Weiterhin sind die aus III, 8.3 ersichtlichen Einzelheiten in die Niederschrift aufzunehmen.